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墓地档案目录的编排方法

点击次数:312   更新时间:2023-05-22      来源:本站

案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况,并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则而编排成的档案条目组合,是档案管理、检索、报道的工具。
1.墓地业务档案案卷总目录的编制
墓地业务档案案卷总目录是墓地业务管理档案案卷的总登记账,其目的主要是为掌握墓地业务档案数量与墓地业务档案基本内容,便于统计管理。案卷总目录主要包括总登记号。归档时间,案卷的题名、档号、编制单位、编制日期,份数、张数,变更情况,备注.等等。
案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本,一般不具有查找功能。墓地业务管理单位可根据实际情况选择编或不编案卷总目录。
2.墓地业务档案分类目录的编制
墓地管理单位的档案分类目录是以全宗内一级类目、二级类目、三级类目为基本单元,以该类目的案卷为登记单位,依照案卷已整理的排列顺序进行流水登记的档案目录。案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别:其一,分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序、揭示不同类别档案的成分、统计各类档案的数量,而且便于案卷的查询和提供、利用检索服务;其二,案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序,而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。
3.墓地业务档案专题目录的编制
墓地业务档案专题目录是揭示墓地业务管理全宗内的某一专题的档案内容和成分的检索工具,属检索型目录之一。它的特点是选题有灵活性,集中了某一专题的全部档案,不受案卷顺序号的限制,目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。
墓地业务档案专题目录的项目与分类目录基本相同,不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面,案卷号等其他项目相应的关键词排在后面。但是,墓地业务档案中的服务对象(订墓人)专题目录,应将服务对象(订墓人)姓名栏目排在其他各项的前面。